Une procuration pour assemblée générale (on dit aussi « pouvoir ») est un écrit daté et signé par lequel un membre absent désigne une personne pour voter à sa place. Pour une association, aucun formulaire officiel n’existe : les statuts fixent les règles et un modèle libre suffit. Téléchargez ci-dessous notre modèle gratuit en PDF ou en Word, avec un tableau facultatif de consignes de vote, puis vérifiez les quelques règles qui changent selon qu’il s’agit d’une association, d’une copropriété ou d’une société.
Télécharger le modèle de procuration
- Télécharger le modèle de pouvoir pour assemblée générale (PDF) : à imprimer et remplir à la main.
- Télécharger le modèle de pouvoir pour assemblée générale (Word) : à personnaliser avant de l’envoyer avec la convocation.
Le document tient sur une page. Il prévoit l’identité du mandant (la personne absente) et du mandataire (celle qui vote), l’assemblée concernée, l’étendue du pouvoir, un tableau de consignes de vote et les deux signatures. Les passages entre crochets sont à adapter : nom de l’association, type d’assemblée, date limite de retour prévue par vos statuts. Si vous êtes secrétaire d’association, pré-remplissez la version Word (nom, date et lieu de l’assemblée, résolutions) et joignez-la à la convocation : les membres n’auront plus qu’à compléter leur nom et celui de leur mandataire.
Comment remplir la procuration
Le pouvoir n’a pas de forme imposée par la loi pour une association, mais un document incomplet peut être écarté par le bureau de l’assemblée lors du pointage. Renseignez chaque rubrique :
- Le mandant : nom, prénom, adresse et qualité de membre. Mentionnez que vous êtes à jour de cotisation si les statuts réservent le vote aux membres à jour.
- Le mandataire : nom et prénom de la personne choisie. Vérifiez qu’elle a le droit de recevoir un pouvoir (membre de l’association si les statuts l’exigent) et qu’elle n’a pas déjà atteint le plafond de procurations.
- L’assemblée visée : ordinaire ou extraordinaire, date, heure et lieu. Un pouvoir rédigé pour une assemblée précise ne vaut pas pour une autre.
- L’étendue du mandat : signer la feuille de présence, participer aux débats, voter sur l’ordre du jour.
- Les consignes de vote, si vous souhaitez imposer votre choix résolution par résolution. Sinon, laissez le tableau vide : le mandataire vote librement.
- La date et la signature du mandant. La mention manuscrite « Bon pour pouvoir » est une habitude, pas une obligation légale ; elle reste utile pour montrer que le signataire a compris la portée du document.
Le mandataire signe à son tour, avec la mention « Bon pour acceptation », puis présente le pouvoir à l’entrée de l’assemblée. Il indique sur la feuille de présence le nombre de pouvoirs qu’il détient.
Les règles changent selon le type d’assemblée
Le mot « procuration » recouvre des situations encadrées très différemment. Pour une association, tout passe par les statuts ; pour une copropriété ou une société commerciale, la loi fixe des limites précises.
| Assemblée | Qui peut être mandataire ? | Limite de pouvoirs | Texte de référence |
|---|---|---|---|
| Association loi 1901 | Libre, sauf clause des statuts (souvent : un autre membre) | Aucune limite légale ; plafond éventuel dans les statuts | Statuts, règlement intérieur, article 1984 du Code civil |
| Copropriété | Toute personne, copropriétaire ou non, sauf le syndic, son conjoint ou partenaire de PACS et ses préposés | 3 délégations, sauf si le total des voix du mandataire et de ses mandants ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat | Loi du 10 juillet 1965, article 22 |
| SARL | Le conjoint ou partenaire de PACS, un autre associé (sauf s’il n’y a que deux associés) ; un tiers seulement si les statuts le permettent | Pas de plafond légal | Code de commerce, article L223-28 |
| SA | Un autre actionnaire, le conjoint ou partenaire de PACS, ou toute autre personne physique ou morale | Pas de plafond légal | Code de commerce, article L225-106 |
| SAS | Selon les statuts | Selon les statuts | Code de commerce, article L227-9 |
Notre modèle est rédigé pour une association. Il se transpose à une société en remplaçant « membre » par « associé » ou « actionnaire » et le numéro RNA par le numéro SIREN. Les décisions prises en assemblée de société donnent souvent lieu ensuite à des formalités d’entreprise (modification des statuts, dépôt au greffe). Pour une copropriété, le syndic joint généralement son propre formulaire à la convocation ; le modèle de lettre de l’Institut national de la consommation, relayé par service-public.fr, peut aussi servir.
Le vote par procuration est-il toujours permis dans une association ?
La loi de 1901 ne dit rien du vote par procuration. Sauf disposition contraire des statuts ou du règlement intérieur, il est admis, en assemblée ordinaire comme extraordinaire. Les statuts peuvent l’interdire, le réserver à certains membres ou le limiter. Certains statuts types imposés par la réglementation l’excluent, comme ceux des associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique. La façon de calculer la majorité compte aussi : si une décision doit être prise « à la majorité des membres présents », les membres représentés ne votent pas sur ce point. Relisez donc l’article consacré aux assemblées avant de diffuser un formulaire de pouvoir ; si vous rédigez ou révisez ce texte, notre guide pour rédiger les statuts d’une association loi 1901 détaille les clauses utiles.
Combien de procurations une même personne peut-elle détenir ?
Dans une association, aucune limite légale n’existe : c’est aux statuts ou au règlement intérieur de fixer un plafond, par exemple deux pouvoirs au maximum par membre présent. Ce plafond évite qu’une seule personne concentre les votes et emporte la décision à elle seule. Un vote obtenu en dépassant la limite statutaire peut être annulé. Pour limiter les contestations, le secrétaire de séance note sur la feuille de présence, en face de chaque nom, le nombre de pouvoirs détenus, et les membres représentés entrent dans le calcul du quorum. En copropriété, le plafond de trois délégations est légal et le syndic écarte les votes qui le dépassent.
Pouvoir en blanc : valable ou non ?
Un pouvoir « en blanc » est signé sans nom de mandataire. Dans une association, il est en principe admis si les statuts ne l’interdisent pas : la personne qui le reçoit (souvent le président) l’utilise elle-même ou le confie à un membre qui l’accepte. Les juges ont toutefois refusé de prendre en compte un pouvoir dont le nom restait vide ou raturé au moment du vote. Le nom du mandataire doit donc être inscrit avant le scrutin.
Cette pratique favorise la concentration des voix entre les mains du bureau sortant. Les statuts peuvent l’encadrer : plafond de pouvoirs, interdiction des pouvoirs non nominatifs, ou règle selon laquelle les pouvoirs sans mandataire désigné votent en faveur des résolutions présentées par le conseil d’administration. Dans les sociétés anonymes, cette dernière règle est prévue par la loi : le président de l’assemblée émet un vote favorable aux projets agréés par le conseil.
Quand et comment transmettre le pouvoir ?
Le pouvoir doit être établi avant l’assemblée. Deux circuits coexistent :
- remise directe au mandataire, qui l’apporte le jour de la réunion avec, si besoin, une pièce d’identité ;
- envoi au secrétariat de l’association avant la date limite fixée par les statuts ou la convocation, par courrier ou par mail si ce mode est admis ; le secrétariat le remet au mandataire ou l’attribue selon les règles prévues.
Gardez une copie du pouvoir signé. Si vous changez d’avis, vous pouvez révoquer le mandat avant l’assemblée en prévenant le mandataire et le secrétariat, ou simplement venir voter vous-même : votre présence prime sur la procuration.
Si l’assemblée est reportée
Lorsque le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée est souvent convoquée sur le même ordre du jour. Le pouvoir reste valable si le contexte n’a pas changé et si le mandant ne l’a pas révoqué ; il tombe si des faits nouveaux sont intervenus entre-temps. Notre modèle prévoit cette situation en visant « toute assemblée réunie ultérieurement sur le même ordre du jour ». Si l’ordre du jour est modifié, faites signer un nouveau pouvoir.
Procuration avec consignes de vote
Le tableau du modèle permet d’indiquer, pour chaque résolution, un vote pour, contre ou une abstention. Le mandataire doit alors suivre ces instructions : s’il vote autrement, il engage sa responsabilité envers le mandant, comme tout mandataire qui dépasse son mandat. Ces consignes sont utiles pour les décisions sensibles : modification des statuts, élection du bureau, transfert du siège vers une nouvelle adresse ou une domiciliation d’association, dissolution. Recopiez les intitulés exacts des résolutions figurant dans la convocation pour éviter toute ambiguïté au moment du dépouillement. Une procuration sans consigne laisse au contraire le mandataire libre de son vote, ce qui convient quand vous lui faites confiance ou que l’ordre du jour ne prête pas à débat.
Questions fréquentes
Comment faire une procuration pour une assemblée générale ?
Rédigez un écrit qui indique votre identité, celle de votre mandataire, l’assemblée concernée (type, date, lieu) et l’étendue du pouvoir, puis datez et signez. Remettez-le au mandataire ou au secrétariat avant la réunion. Notre modèle PDF ou Word reprend ces mentions ; vérifiez seulement que vos statuts autorisent le vote par procuration et respectez le plafond qu’ils fixent.
Où trouver un formulaire de procuration gratuit en PDF ?
Le modèle proposé en haut de cette page est gratuit et téléchargeable en PDF sans inscription. De nombreuses associations joignent aussi leur propre formulaire à la convocation : utilisez-le en priorité, car il reprend les résolutions exactes de l’assemblée. Pour une copropriété, le syndic fournit en général un formulaire de pouvoir avec la convocation.
Où trouver le formulaire pour une procuration ?
Pour une assemblée d’association ou de société, aucun formulaire officiel n’existe : le pouvoir se rédige librement ou à partir d’un modèle comme le nôtre. Les formulaires Cerfa de procuration concernent les élections politiques, pas les assemblées générales. En copropriété, service-public.fr renvoie vers un modèle de lettre de mandat rédigé par l’Institut national de la consommation.
Comment rédiger une lettre pour donner pouvoir lors d’une assemblée générale ?
Une phrase suffit : « Je soussigné(e) [nom, prénom], demeurant [adresse], membre de l’association [nom], donne pouvoir à [nom, prénom] pour me représenter et voter en mon nom lors de l’assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] du [date] qui se tiendra à [lieu]. » Ajoutez la date, votre signature et, si vous le souhaitez, vos consignes de vote.
Peut-on donner pouvoir à une personne extérieure à l’association ?
Oui, si les statuts ne l’interdisent pas : la loi n’impose pas que le mandataire soit membre. En pratique, la plupart des statuts réservent la représentation aux membres à jour de cotisation. Vérifiez cette clause avant de désigner un proche, faute de quoi le bureau de l’assemblée pourra refuser le pouvoir lors du pointage.
Sources
- Code civil, article 1984 (définition du mandat).
- Loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, article 22.
- Code de commerce, articles L223-28 (SARL), L225-106 (SA) et L227-9 (SAS).
- Service-public.fr : « Donner mandat à une personne pour se faire représenter en assemblée générale des copropriétaires ».
