Une promesse d’embauche est un écrit par lequel l’employeur s’engage à recruter un candidat à des conditions précises : le poste, la rémunération et la date d’entrée en fonction, au minimum. Le modèle gratuit ci-dessous, en Word et en PDF, prend la forme juridiquement la plus sûre pour le candidat : la promesse unilatérale de contrat de travail. Depuis deux arrêts de la Cour de cassation du 21 septembre 2017, elle se distingue de la simple offre de contrat, que l’employeur peut retirer plus facilement.
Télécharger le modèle de promesse d’embauche
- Modèle de promesse d’embauche au format Word (.docx) : à compléter dans votre traitement de texte.
- Modèle de promesse d’embauche au format PDF : à imprimer et remplir à la main.
Le modèle se présente sous forme de lettre. Les conditions de l’emploi sont regroupées dans un tableau (poste, type de contrat, date d’entrée, lieu, rémunération, durée du travail, période d’essai, avantages), suivi du délai laissé au candidat pour répondre, des modalités d’acceptation et d’un emplacement pour les deux signatures. Les passages entre crochets sont à remplacer ; la clause de condition est facultative et se supprime si elle ne vous concerne pas.
Offre de contrat ou promesse unilatérale : la distinction depuis 2017
Jusqu’en 2017, la Cour de cassation jugeait que tout écrit précisant l’emploi proposé et la date d’entrée en fonction valait promesse d’embauche, donc contrat de travail. Par deux arrêts du 21 septembre 2017 (n° 16-20.103 et 16-20.104), elle a abandonné cette solution et distingué deux actes, en s’alignant sur la réforme du droit des contrats de 2016 (articles 1114 à 1116 et 1124 du Code civil).
| Critère | Offre de contrat de travail | Promesse unilatérale de contrat de travail |
|---|---|---|
| Définition | Proposition précisant l’emploi, la rémunération et la date d’entrée, qui exprime la volonté de l’employeur d’être lié en cas d’acceptation | Contrat par lequel l’employeur accorde au candidat le droit d’opter pour un contrat de travail déjà entièrement défini, dont ne manque que son consentement |
| Rétractation avant réponse du candidat | Possible ; pendant le délai fixé, elle empêche la formation du contrat mais peut ouvrir droit à des dommages-intérêts | Sans effet : si le candidat accepte dans le délai, le contrat de travail est formé malgré la rétractation |
| Conséquence pour l’employeur qui renonce | Dommages-intérêts pour le préjudice subi par le candidat | Effets d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse |
| Après acceptation du candidat | Le contrat de travail est conclu | Le contrat de travail est conclu |
Pour le candidat, la promesse unilatérale est donc beaucoup plus protectrice. Pour l’employeur, l’offre laisse une marge pendant le délai de réflexion, au prix d’un risque de dommages-intérêts. Le modèle proposé ici est une promesse unilatérale : il indique que l’entreprise s’interdit de retirer son engagement pendant le délai d’option. Pour en faire une simple offre, supprimez cette phrase et intitulez le courrier « proposition d’embauche ».
Les mentions à faire figurer dans la promesse d’embauche
Aucun texte ne fixe de liste de mentions obligatoires. Pour valoir promesse unilatérale, l’écrit doit toutefois déterminer l’emploi, la rémunération et la date d’entrée en fonction. Service-public.fr recommande d’aller plus loin et d’y faire figurer les éléments qui composeront le contrat :
- l’identité et l’adresse de l’employeur et du candidat ;
- la fonction et la qualification professionnelle, avec la classification de la convention collective ;
- le lieu de travail ;
- la durée du travail ;
- la rémunération, salaire et primes ;
- les congés payés ;
- la durée de la période d’essai ;
- les délais de préavis en cas de rupture ;
- le cas échéant, une clause de non-concurrence ou de mobilité.
Ajoutez le délai de réponse laissé au candidat et ce que vaut son silence à l’expiration de ce délai. Le modèle du ministère du Travail prévoit que le silence vaut refus, ce que reprend notre modèle. Plus la promesse est précise, moins il y a de place pour un désaccord au moment de signer le contrat.
Comment rédiger et envoyer la promesse, étape par étape
- Vérifiez la convention collective de l’entreprise : classification du poste, salaire minimum conventionnel, durée maximale de la période d’essai.
- Remplissez le tableau des conditions du modèle avec les éléments arrêtés lors des entretiens. Une rémunération variable doit être décrite avec sa méthode de calcul.
- Fixez un délai d’option réaliste, souvent de quelques jours à deux semaines selon le préavis que le candidat doit effectuer chez son employeur actuel.
- Faites signer la lettre par une personne habilitée à embaucher : le dirigeant ou un délégataire, comme le DRH.
- Envoyez-la par lettre recommandée avec accusé de réception, par remise en main propre contre décharge ou par courriel. La date de réception fait partir le délai et sert de preuve.
- Recueillez l’acceptation : un exemplaire daté et signé, avec la mention « Bon pour acceptation ».
La forme écrite n’est pas exigée par la loi, et une promesse orale peut engager l’employeur. Elle est pourtant presque impossible à prouver : un écrit reste indispensable, autant pour le candidat que pour l’entreprise.
La promesse d’embauche remplace-t-elle le contrat de travail ?
Une fois acceptée, la promesse forme le contrat de travail. Elle ne dispense pas l’employeur de ses autres obligations, comme le rappelle le ministère du Travail. Le contrat doit être écrit s’il s’agit d’un CDD, d’un temps partiel, d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, ou si la convention collective l’exige. Le CDD écrit doit être remis au salarié au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche. Pour un CDI à temps plein, l’employeur remet au salarié par écrit les informations essentielles de la relation de travail.
La période d’essai ne s’applique que si elle figure dans la lettre d’engagement ou le contrat. Sa durée maximale pour un CDI est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 4 mois pour les cadres, renouvelable une fois si un accord de branche étendu le prévoit. Avant l’arrivée du salarié, l’employeur doit aussi effectuer la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’Urssaf. Si vous recrutez pour la première fois, reprenez dans le contrat de travail exactement les conditions annoncées dans la promesse : toute différence défavorable au salarié devra recueillir son accord.
Peut-on revenir sur une promesse d’embauche ?
Les conséquences d’une rupture dépendent de la partie qui renonce et du moment où elle le fait.
Quand l’employeur se rétracte
Si l’écrit est une offre de contrat, l’employeur peut la retirer tant que le candidat n’a pas accepté. S’il la retire avant la fin du délai qu’il avait fixé, ou d’un délai raisonnable à défaut, le contrat n’est pas formé, mais le juge peut le condamner à indemniser le candidat. Si l’écrit est une promesse unilatérale, la rétractation pendant le délai d’option n’empêche pas la formation du contrat : le candidat qui accepte devient salarié, et la rupture produit les effets d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse. Le candidat peut alors saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir les indemnités correspondantes.
Quand le candidat renonce
Le candidat reste libre de refuser une offre ou une promesse avant d’y répondre. Une fois qu’il l’a acceptée, il ne peut plus se rétracter librement : si son désistement cause un préjudice à l’entreprise, par exemple des frais de recrutement à engager de nouveau ou une perte d’activité démontrée, le juge peut le condamner à verser des dommages-intérêts. Avant de signer, le candidat a donc intérêt à vérifier qu’il peut tenir la date d’entrée compte tenu du préavis de démission qu’il doit à son employeur actuel.
Cas particuliers : CDD, alternance, candidat étranger
Le modèle s’adapte à la plupart des situations en modifiant la ligne « Contrat » du tableau. Certaines demandent des précautions :
- CDD : indiquez le motif de recours, la date de fin ou la durée minimale, et respectez la liste des cas autorisés par le Code du travail. Le contrat écrit reste obligatoire.
- Apprentissage ou contrat de professionnalisation : la promesse sert souvent à l’inscription dans l’école ou le centre de formation. Mentionnez le diplôme préparé, le rythme de l’alternance et la date de début.
- Candidat étranger : pour un ressortissant hors Union européenne, l’employeur doit vérifier qu’il dispose d’une autorisation de travail, ou la demander, avant l’embauche. La clause de condition du modèle permet de subordonner l’embauche à son obtention.
- Diplôme en cours : la même clause peut viser l’obtention d’un diplôme exigé pour le poste, à condition que l’événement soit objectif et ne dépende pas de la seule volonté de l’employeur.
Une condition qui dépendrait uniquement de l’employeur, comme « sous réserve de validation par la direction », prive la promesse de sa force et sera regardée avec méfiance par les juges.
Questions fréquentes
Comment rédiger une promesse d’embauche simple ?
Une lettre d’une page suffit : identité des parties, intitulé du poste, type de contrat, date d’entrée, lieu de travail, rémunération brute, durée du travail, période d’essai, délai de réponse et signatures. Le modèle Word téléchargeable plus haut contient tous ces éléments sous forme de tableau à compléter.
Comment formuler une promesse d’embauche ?
Employez une formule d’engagement claire, par exemple « la société s’engage à vous embaucher aux conditions suivantes », plutôt que « nous envisageons de vous recruter ». Précisez que l’entreprise ne retirera pas sa promesse pendant le délai de réponse si vous voulez lui donner la valeur d’une promesse unilatérale.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une promesse d’embauche ?
La loi n’en impose aucune. Pour que l’écrit engage l’employeur, il doit au minimum préciser l’emploi, la rémunération et la date d’entrée en fonction. Il est conseillé d’ajouter le lieu de travail, la durée du travail, la période d’essai, la convention collective et le délai de réponse.
Est-ce qu’une promesse d’embauche est valable ?
Oui, dès lors qu’elle précise l’emploi, la rémunération et la date d’entrée. Une promesse unilatérale acceptée dans le délai forme le contrat de travail, même si l’employeur s’est rétracté entre-temps. Une simple offre acceptée vaut aussi contrat, mais l’employeur peut la retirer avant l’acceptation, au risque de devoir des dommages-intérêts.
Une promesse d’embauche par e-mail a-t-elle de la valeur ?
Oui. Service-public.fr précise que l’offre comme la promesse peuvent être faites par lettre ou par courrier électronique. Conservez le message et la réponse du candidat : en cas de litige, ils servent de preuve de l’engagement, de son contenu et de la date d’acceptation.
Pour préparer la suite du recrutement, consultez aussi notre article sur le préavis de démission en CDI, utile pour fixer une date d’entrée réaliste, et notre guide des étapes de création d’une SASU si vous embauchez votre premier salarié dans une nouvelle société.
Sources
- Cour de cassation, chambre sociale, 21 septembre 2017, pourvois n° 16-20.103 et n° 16-20.104.
- Code civil, articles 1114 à 1116 et 1124.
- Service-public.fr : « Offre de contrat de travail et promesse d’embauche unilatérale ».
- Ministère du Travail, code.travail.gouv.fr : « Modèle de document : Promesse d’embauche ».
- Code du travail, articles L1221-19 à L1221-23 (période d’essai) et L1242-12 à L1242-13 (CDD).
